1. Garder chaque offre, avec sa date
On ne voit une hausse qu'en comparant. Une liste de prix écrasée par la suivante, c'est une hausse qu'on ne verra jamais. Gardez donc chaque offre telle que reçue, datée, rangée par fournisseur : le fichier Excel, le CSV, mais aussi le message WhatsApp ou l'e-mail qui annonçait « nouveaux prix cette semaine ».
La date compte autant que le prix. C'est elle qui dit quelle offre est la précédente, et depuis quand un prix tient.
2. Comparer l'offre du jour à la précédente
Référence par référence, rapprochez la nouvelle offre de la précédente du même fournisseur, et rangez chaque ligne dans l'une de ces cases :
- Hausse : le prix a monté depuis l'offre précédente.
- Baisse : il a baissé. À noter aussi : une baisse chez l'un est un argument chez l'autre.
- Retirée : la référence a disparu de la liste. Fin de série, rupture, ou un prix que le fournisseur ne veut plus tenir : dans tous les cas, une information.
- Nouvelle : la référence apparaît pour la première fois.
Ajoutez une dernière colonne : pour chaque référence, le meilleur prix chez vos autres fournisseurs. Une hausse de 5 % n'a pas le même poids quand un autre vend déjà 15 % moins cher.
3. Séparer la hausse du fournisseur de l'effet de change
Un prix en dollars qui ne bouge pas peut vous coûter plus cher en euros, si l'euro a baissé. Ce n'est pas une hausse du fournisseur, et ce n'est pas avec lui qu'elle se négocie. À l'inverse, une hausse en dollars peut passer inaperçue si le change l'a compensée.
La règle : convertissez les deux offres au même taux. L'écart qui reste est celui du fournisseur, le seul qui se discute avec lui. Le change se gère à part.
4. Chiffrer le montant en jeu
Une liste de hausses ne pèse rien tant qu'elle n'est pas chiffrée. Additionnez, par pièce :
- les hausses depuis l'offre précédente ;
- les écarts avec les fournisseurs qui vendent la même référence moins cher.
Trois hausses chez un fournisseur : +3,60 €, +1,50 € et +1,50 € par pièce, soit 6,60 €. Sur trois références, d'autres fournisseurs vendent moins cher : 18,45 € d'écart par pièce. Montant en jeu : 25,05 € par pièce, sur 5 références.
Multipliez par vos quantités : c'est ce chiffre qui se négocie.
5. Négocier avec des faits
Le fournisseur connaît ses prix mieux que vous. Pour discuter d'égal à égal, arrivez avec :
- Les hausses, ligne par ligne, avec le prix d'avant, le prix d'après et la date des deux offres.
- Les offres moins chères, sans forcément nommer le concurrent : « cette référence est proposée 15 % moins cher » suffit souvent.
- Les références retirées : sont-elles remplacées, et à quel prix ?
- Une demande précise : revenir au prix précédent sur telle référence, ou le tenir jusqu'à telle date pour telle quantité.
Demandez aussi la raison de chaque hausse : matière première, transport, change. Une hausse justifiée se discute sur sa durée ; une hausse qui ne l'est pas se discute tout court. Puis gardez la réponse : l'offre suivante dira si l'engagement a tenu.
Un rythme mensuel
Faites le point une fois par mois, fournisseur par fournisseur : hausses, baisses, références retirées, et les cinq plus fortes hausses en euros par pièce. Un mois suffit pour que les écarts se voient, pas assez pour qu'ils s'installent.