1. Tenir une liste des demandes ouvertes
Une demande qu'on garde en tête est une demande qu'on oublie. Notez chaque demande client au moment où elle arrive, avec :
- La référence, telle que le client l'écrit, et la référence fabricant si vous la connaissez ;
- La quantité ;
- Le prix maximum, ou le prix auquel vous comptez revendre ;
- Le client et la date.
Gardez la demande ouverte jusqu'à ce que vous la serviez, ou que le client y renonce. Fermée, elle ne doit plus sortir : rien n'est pire que de rappeler un client pour une demande déjà servie.
Une demande sans prix maximum ne dit pas si une offre est bonne. Demandez-le au client, ou notez votre propre prix de revente.
2. Ramener chaque offre à des lignes
Une offre arrive en Excel, en PDF, en photo, ou en trois lignes sur WhatsApp. Avant de la comparer à quoi que ce soit, ramenez-la à des lignes : référence, quantité disponible, prix, devise, incoterm, date de l'offre.
Gardez les conditions écrites à côté du prix : « dispo semaine 41 », « MOQ 100 pcs », « valable cette semaine ». Une offre au bon prix mais livrable dans un mois ne sert pas une demande pressée.
3. Reconnaître la même référence
C'est là que les deals se perdent. Le fournisseur écrit JBLT770NC, le client écrit Tune 770NC, votre tableur dit JBL Tune 770NC BLK : trois écritures du même casque, qu'une recherche ne réunit pas. Trois règles :
- Le préfixe de marque collé se développe. Chez JBL, T veut dire Tune, L Live, C Charge, X Xtreme.
- La gamme fait partie de l'identité. Un Tune 770NC et un Live 770NC sont deux produits.
- Le conditionnement n'en fait pas partie. Un Tune 670NC CN est le même produit qu'un Tune 670NC ; c'est le prix qui peut changer, pas la référence.
Un code-barres, quand il est présent et que sa clé est juste, tranche.
4. Confronter chaque offre aux demandes ouvertes
Chaque offre qui arrive se lit contre la liste des demandes ouvertes, pas seulement contre vos stocks. Pour chaque correspondance, trois questions :
- La quantité suffit-elle ? Sinon, faut-il compléter chez un autre fournisseur ?
- Le prix est-il sous le prix maximum du client, une fois converti à votre taux et l'incoterm compté ?
- L'offre tient-elle encore ? Date, disponibilité, durée de validité.
L'inverse compte autant : une demande qui arrive se lit contre les offres que vous avez déjà reçues. La référence est peut-être dans une liste de la semaine dernière.
5. Chiffrer la marge
Une correspondance ne vaut que par ce qu'elle rapporte. Le calcul est simple :
Marge possible = (prix maximum du client − prix rendu de l'offre) × quantité demandée.
Un fournisseur propose 200 casques à 38 € rendus. Un client en cherche 150 à 45 € au plus. Marge possible : (45 − 38) × 150 = 1 050 €.
À titre d'illustration, un lot de 3 000 € revendu avec 5 à 10 % de marge rapporte 150 à 300 €. C'est ce chiffre qui dit s'il faut décrocher le téléphone tout de suite.
6. Aller vite, et garder la trace
Une bonne offre ne reste pas longtemps disponible. Appelez le client avant de confirmer au fournisseur, puis confirmez. Fermez la demande servie.
Et gardez chaque offre, même celles qui ne correspondaient à rien aujourd'hui : la demande de demain la rendra utile, et la suivante du même fournisseur dira qui a augmenté.